Jede Führungskraft kennt es: Gerade zum Ende eines Jahres häufen sich die Termine für anstehende Mitarbeitergespräche. Diese erscheinen manchmal als lästig, können jedoch gut geführt einen deutlichen Mehrwert für beide Seiten erzielen.

Diese dienen der Bestandsaufnahme, Zukunftsausrichtung sowie dem Informationsaustausch und der Motivation: Neben der Aussprache von Anerkennung, werden, zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter, unter anderem der aktuelle Status quo besprochen, Ziele vereinbart, Problemursachen analysiert, gemeinsam Lösungsansätze erarbeitet, konstruktive, beidseitige Kritik geübt oder auch Aktivitäten koordiniert.

Grundsätzlich weiß jeder, dass es für ein solches Gespräch höchst essenziell ist, dass dieses gut strukturiert angegangen wird. Doch was genau bedeutet dies für Sie und wie gehen Sie konkret vor?

Wir haben Ihnen im Folgenden die drei Phasen eines Mitarbeitergesprächs inklusive ihrer jeweiligen Unterpunkte kurz und kompakt ausgearbeitet, die Sie direkt anwenden und als Checkliste nutzen können.

1. Bereiten Sie das Mitarbeitergespräch vor

Im ersten Schritt ist es notwendig, dass Sie das Gespräch organisatorisch und inhaltlich planen.

Im Idealfall sind Sie die Person, die den Mitarbeiter aktiv zum Gespräch einlädt. Dies zeigt deutlich mehr Wertschätzung, als es im umgekehrten Szenario der Fall wäre.

Unter Berücksichtigung etwaiger Urlaubs- und/oder Weiterbildungszeiten erfolgt dann die fixe Terminierung. Hierbei empfiehlt es sich, einen, mit Getränken ausgestatteten, separierten Besprechungsraum zu reservieren und nicht etwa Ihr eigenes Büro zu nutzen. Dies wahrt den offiziellen Charakter, sorgt aber gleichzeitig für eine ungestörte und angenehme Atmosphäre.

Inhaltlich sollten Sie sich über vorherige Mitarbeitergespräche mit der jeweiligen Person informieren. Sofern vorhanden, schauen Sie hierbei auch auf die zuvor getroffenen Zielvereinbarungen, damit eine passgenaue Leistungsbeurteilung sowie Weiterentwicklung möglich sind.Sprich, was wurde erreicht, was nicht? Dies stärkt Ihre Gesprächsbasis, um Herausforderungen und Stärken Ihres Mitarbeiters besser einordnen zu können. Des Weiteren kann eine Einsicht der gesamten Personalakte hilfreich zur Gesprächsvorbereitung sein, um beispielsweise den gesamten Werdegang des Mitarbeiters im Hinterkopf zu haben.

2. Durchführung des Mitarbeitergesprächs

Der Einstieg

Ist der Tag des Mitarbeitergesprächs gekommen, sollten auch bei der Durchführung unterschiedliche Phasen berücksichtigt werden.

Zu Beginn und zur Lockerung der Stimmung, sollten Sie bewusst einen entspannten Einstieg wählen: Nach der Begrüßung können Sie durch einen kurzen Small Talk das Eis brechen und somit die Anspannung aufseiten Ihres Mitarbeiters mindern. Zum Beispiel kann es, je nach Betriebszugehörigkeit, sein, dass Ihr Mitarbeiter noch nicht viele Gespräche solcher Art hatte und sehr nervös und „orientierungslos“ ist. Daher empfehlen wir Ihnen zudem einen kurzen Überblick über den Gesprächsablauf zu geben, damit nicht nur Sie wissen, wann Sie welche Inhalte passgenau platzieren und was genau während der Konversation geschieht.

Analyse und Feedback

Nach dem Einstieg beleuchten Sie die aktuelle Situation Ihres Mitarbeiters.

Wichtig hierbei ist es, dass Sie nicht etwa einen Monolog führen, sondern den Baustein „Gespräch“ des „Mitarbeitergesprächs“ ernst nehmen und dieses aktiv leben.

Unter Beachtung der bisherigen Aufgaben und Zielsetzungen besprechen Sie dann gemeinsam die Erfolge, Leistungsbilanzen und Zielerreichungen. Natürlich müssen Sie an dieser Stelle auch Kritikpunkte beziehungsweise Defizite thematisieren. – Seien Sie hier bitte, je nach Ausmaß der Kritikpunkte, nicht zu hart, sondern individuell sensibel und taktvoll. Unser Rat an Sie: Bedenken Sie bitte, dass nur wenige Menschen gut mit frontaler Kritik umgehen können. Behalten Sie vielmehr im Hinterkopf, dass das Gespräch am Ende positiv enden und motivieren soll.

Neben den reinen Arbeitstätigkeiten sollten Sie zusätzlich auch noch die allgemeine Arbeitszufriedenheit abfragen: Wie ist der Mitarbeiter zum Beispiel mit dem Umfeld, mit seinem Team, mit den Benefits des Unternehmens oder auch Ihnen als Führungskraft zufrieden? Vergessen Sie an dieser Stelle bitte keinesfalls, dass Sie dem Mitarbeiter aktiv zuhören sollten und erst dann auf seine Inhalte reagieren, wenn er zu Ende gesprochen hat.

Sie fragen sich nun, was solche Inhalte in einem Mitarbeitergespräch zu suchen haben, bei dem es ja eigentlich um die Arbeitsleistung Ihres Mitarbeiters gehen soll? Nun, in Zeiten des Fachkräftemangels werden solche „Soft-Facts“ immer wichtiger. Potenzielle Bewerber schauen beispielsweise längst nicht mehr nur nach dem reinen Job, sondern auch auf die sonstigen Gegebenheiten. Möchten Sie ein positives Unternehmensimage entwickeln, durch welches Sie Mitarbeiter an das Unternehmen binden und ihr Team stärken, blicken Sie über die reine Arbeitsleistung hinaus und holen auch Sie sich konstruktives Feedback zu unterschiedlichsten Punkten. Ein solcher Einbezug Ihres Mitarbeiters wirkt auf diesen zudem motivierend, da seine Meinung gehört und er von Ihnen aktiv an Änderungen beteiligt wird.

Planung und Zielformulierung

Haben Sie gemeinsam den Status quo ermittelt, gilt es, die berufliche Zukunft Ihres Mitarbeiters zu gestalten. Hierbei sollten Sie berücksichtigen, was beibehalten und was verbessert werden sollte, sprich, welche Aufgaben sollen weiter ausgeführt werden, was soll dazu kommen respektive wegfallen?

Für ein Controlling und Benchmarking im nächsten Gespräch sollten Sie zudem neue Zielformulierungen treffen: Welche Ziele sollen definitiv erreicht werden? Achten Sie bei solchen Formulierungen darauf, dass die Ziele stets „SMART“, also spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch sowie terminiert, sind.

Zukunftsperspektiven

Eine weitere wichtige Funktion des Mitarbeitergesprächs ist zudem die Motivationssteigerung. Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern Wertschätzung und geben Sie Ihnen Klarheit für die Zukunft, wirken Sie effektiv auf die Leistungsbereitschaft ein.Dabei sollten Sie darauf achten, dass Sie auf die individuellen Zukunftswünsche des Mitarbeiters eingehen. Je nach Abstand zwischen den Gesprächen können sich die Bedürfnisse einer Person stark ändern.

Denkbare Fragen, die Sie bei diesem Thema nutzen könnten, sind:

• Was wünschen Sie sich für Ihre Zukunft?
• Wo sehen Sie sich in drei bis fünf Jahren?
• Welche Wünsche haben Sie gegenüber Ihrem Arbeitgeber?
• Welche Weiter- beziehungsweise Fortbildungen würden Sie bei der Erreichung der neu gesteckten Ziele unterstützen?

Allerdings ist die perspektivische Gestaltung der Zukunft des Mitarbeiters nicht nur einseitig zu sehen. Es ist auch Ihre Aufgabe als Führungskraft, sich bereits vor dem Gespräch Gedanken über diese Fragen sowie über die Stärken und Schwächen Ihres Mitarbeiters zu machen. Sie sollten eine Einschätzung geben können, wie Sie zukünftigen Entwicklungsmöglichkeiten sehen.

Haben beide Seiten ihre Standpunkte erläutert, können Sie gemeinsam eine Lösung erarbeiten und einen gemeinsamen Nenner formen.

3. Nachbereitung des Mitarbeitergesprächs

Im Nachgang zu Ihrem eigentlichen Mitarbeitergespräch, empfiehlt sich eine ordentliche Nachbereitung.

Zum einen sollten Sie dem Mitarbeiter das Protokoll zum Termin transparent zur Verfügung stellen, damit sowohl Sie als auch Ihr Mitarbeiter den gleichen Wissensstand haben. Des Weiteren kann ein solches Protokoll eine Art Orientierungsfunktion für den Mitarbeiter einnehmen: Er kann stets überprüfen, wo er sich gerade in seinem Zielerreichungsplan befindet.

Zum anderen sollten auch Sie sich die Zeit für eine kritisches Selbstreflexion nehmen. Je nachdem, wie viel Führungsroutine Sie haben, können zukünftige Gespräche unter Umständen optimiert werden. Überlegen Sie also, wie das Gespräch lief, was fehlte und was Sie hätten besser machen können. Sollten Sie feststellen, dass Sie Schwierigkeiten haben, die Sie nicht alleine lösen können, stehen wir Ihnen gerne mit einem offenen Ohr und Rat zur Seite.

Wir sind für Sie da