Kündigungsgespräche durchführen

Darauf sollten Sie bei wertschätzenden Trennungsgesprächen achten.

Die aktuelle Lage durch Covid-19 erfordert bei vielen Unternehmen Sparmaßnahmen. Besonders Dienstleistungsunternehmen werden durch diese Krise hart getroffen und erleben drastische Umsatzeinbrüche. Bei kleinen oder mittelständischen Unternehmen kann es da ans Existenzielle gehen. Auch wenn es staatliche Hilfen gibt, müssen daher oft weiter Sparmaßnahmen ergriffen werden, die auch die Mitarbeiter betreffen können – auch in Form von Entlassungen. Entlassungen sind schon unter normalen Umständen keine angenehme Angelegenheit und durch die Coronakrise wird dies nicht gerade leichter. Wie können Sie also als Führungskraft ein „gutes“ Trennungsgespräch führen?

Hier ein Leitfaden, der Führungskräften helfen kann, wenn ein Entlassungsgespräch ansteht:

1. Bereiten Sie das Gespräch vor.

Eigentlich trivial, wird aber leider nicht immer ausreichend beachtet. Bereiten Sie sich auf das Gespräch vor, in dem Sie ihre Gedanken z.B. nach dem folgenden Schema ordnen:

  1. Notieren Sie die Situation, die die Kündigung unausweichlich machte, möglichst konkret (z.B. Massiver Einbruch der Aufträge um 90 % im laufenden Monat).
  2. Welche Folgen hat die Ausgangslage, die zur Kündigung führen
    • Allgemein (z.B. keinen Umsatz und zu wenig finanzielle Rücklagen im Unternehmen)
    • Spezifisch (z.B. wir haben nicht mehr ausreichend Aufgaben für Ihren Arbeitsplatz)
  3. Sprechen Sie Emotionen an (z.B. ich weiß, das ist keine leichte und auch überhaupt keine schöne Botschaft. Und Sie müssen das auch erst einmal verdauen. Sie können jederzeit noch einmal zu mir kommen, falls es Fragen gibt.) vgl. auch Punkt 4.

Denken Sie vor allem daran, welche Kernbotschaft dem Mitarbeiter vermittelt werden soll und schreiben Sie die Botschaft mit Worten auf, die Ihre klare Botschaft mit sprachlichen Weichmachern vermittelt. Beispielsweise sollten Sie nicht sagen: „Herr Maier, wir hatten uns eh schon lange Gedanken gemacht, dass Ihre Aufgaben eigentlich von XY mitgemacht werden könnten. Jetzt ist es halt soweit.“ Stattdessen könnten Sie etwas sagen wie „Herr Maier, Sie haben Ihre Arbeit immer gut und gewissenhaft gemacht. Das haben wir sehr geschätzt. Vielleicht haben Sie auch schon gemerkt gehabt, dass die Arbeitsmenge durch unsere Automation nach und nach weniger geworden war. Und jetzt hat uns alle diese Situation eingeholt. Ich wünschte, wir hätten eine andere Lösung, aber im Moment sehen wir keinen anderen Weg, als dass wir den Arbeitsplatz auflösen. Ich möchte aber betonen, dass es nicht an Ihnen und Ihrer Person liegt, sondern alleine daran, dass die Krise uns jetzt zu solchen Maßnahmen zwingt. Vielen Dank für alles, was Sie für uns getan haben.“

Im Falle eines Fehlverhaltens durch den Mitarbeiter, könnte die Begründung etwa so aus: „Ich weiß, dass Sie von vielen Kollegen, von unseren Kunden und auch Lieferanten geschätzt wurden. Wir waren auch mit vielen Ihrer Leistungen sehr zufrieden. Dennoch kann ich als Vertreter des Unternehmens nicht akzeptieren, was vorgefallen ist. In dem Punkt waren Sie deutlich zu weit gegangen. Das hatten wir ja auch schon früher besprochen gehabt, ohne, dass es eine Änderung gab. Leider haben Sie es uns dadurch unmöglich gemacht, dass wir Sie weiter beschäftigen können. Dennoch möchte ich Ihnen im Namen der Firma „Danke“ sagen für alle Ihre konstruktiven Beiträge.“

Egal, welcher Grund vorliegt, wenn Sie Ihre Begründung gut vorbereiten, verhindert dies, dass Sie im Gespräch bei Nachfragen in Verlegenheit geraten. Bei Kündigungsgesprächen spielt eine klare und dennoch freundliche Kommunikation die wichtigste Rolle.

2. Nicht um den heißen Brei herumreden

Smalltalk ist bei Trennungsgesprächen unerwünscht. Dies ist kein angemessener Zeitpunkt, um den Mitarbeiter nach seinem letzten Urlaub zu fragen oder sich über das schlechte Wetter zu unterhalten. Machen Sie direkt am Anfang des Gespräches klar, dass es schlechte Nachrichten gibt.

3. Rechtfertigen Sie nicht, sondern geben Sie eine Erklärung

Umstrukturierung, Stellenabbau, mangelnde Leistungen, starkes Fehlverhalten – all das sind mögliche Gründe für eine Kündigung. Gehen Sie bei der Erklärung nicht in Verteidigungsposition. Sie dürfen ruhig aussprechen, dass Sie die Kündigung bedauern, wenn dem so ist. Sie sollten jedoch vermeiden, dem Mitarbeiter nochmal Hoffnung zu geben, wo dies nicht realistisch scheint. Dies verschlimmert nur die Situation, wenn der Mitarbeit sich dann an diesen „Rettungsring“ klammert und es macht eine Enttäuschung nur umso gravierender.

4. Halten Sie Emotionen (aus)

Sehr wahrscheinlich löst die Kündigung beim Mitarbeiter negative Gefühle aus. Manche sind sehr beherrschte Menschen, aber es ist nicht ungewöhnlich, dass bei solch eine Nachricht, im ersten Moment im Inneren etwas zusammenklappt, was wahrgenommen und ausgehalten werden sollte.

Nachdem Sie die Kündigung ausgesprochen haben und sie klar auf dem Tisch liegt, haben Sie Ihre größte emotionale Arbeit schon geleistet – jetzt ist es ja ausgesprochen. Widerstehen Sie dann bitte Ihrem Wunsch, rasch zur Tagesordnung zurückzukehren. Jetzt hat jeder Mitarbeiter einen Moment des Innehaltens verdient. Schauen Sie freundlich aufmerksam, was beim Mitarbeiter passiert. Zuckt er nur mit den Schultern? Wirkt er überrascht? Entsetzt? Sackt er in sich zusammen? Wird er ironisch? Vielleicht sogar wütend? Alles darf in diesem Moment sein und Sie sollten es aushalten können. Sie müssen nicht darauf eingehen und ihn davon abbringen wollen.

Oft haben Mitarbeiter nach der ersten intensiven Emotion noch das Bedürfnis Dinge an- und vor allem auszusprechen. Es wiederholt sich dabei vielleicht ein Aspekt auch mehrfach. Das alles dient in der Regel nicht der inhaltlich-sachlichen Auseinandersetzung, sondern der Bewältigung der negativen Emotionen. Und so sollten Sie es auch sehen.

5. Besprechen Sie das Danach

Wenn nötig, bieten Sie ein Folgegespräch an, um zu klären, wie die Zeit zwischen Kündigung und tatsächlichem Verlassen der Firma ablaufen soll. Besser aber, Sie besprechen es sofort, denn das Danach hat in dem Moment der Kündigung schon angefangen. Außerdem können Sie dem Mitarbeiter anbieten, ein Empfehlungsschreiben anzufertigen, dass ihm helfen kann, einen neuen Job zu finden.

6. Planen Sie die interne Kommunikation und bereiten Sie sich auf die Reaktionen anderer Mitarbeiter vor

Gerade bei Umstrukturierungen oder Stellenabbau, lässt eine Kündigung andere Mitarbeiter aufhorchen. Sie kann Unsicherheiten oder Ängste ans Tageslicht befördern – worauf die Führungskraft vorbereitet sein sollte. Besprechen Sie eventuell auch die interne Kommunikation schon im Trennungsgespräch mit dem Mitarbeiter, um abzuklären, was und was nicht an die Kollegen kommuniziert werden soll. Dabei ist zudem wichtig zu klären, wie die neue Aufgabenverteilung aussieht und welche Veränderungen die Kündigung für das Rest-Team mit sich bringt.

Generell gilt: Die Kündigung betrifft letztendlich nicht nur einen Mitarbeiter, sondern hat auch meistens großen Einfluss auf dessen Kollegen. Die Motivation kann dabei durch viele Faktoren beeinträchtigt werden. War beispielsweise das Team gut befreundet, können die Kollegen mit Unmut reagieren. Sie können auch Angst bekommen, dass sie beim Stellenabbau die Nächsten sind. Daher sollten Sie als Führungskraft insbesondere bei Punkt 5 darauf achten, die richtige Kommunikation zu wählen, um alle Mitarbeiter rechtzeitig aufzufangen, damit die Kündigung im Nachhinein keine unerwünschten Wellen schlägt.

Quelle: https://www.monster.de/mitarbeiter-finden/recruiting-tipps/personalmanagement/personalfuhrung-entwicklung/leitfaden-kuendigungsgespraech-70059/

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Die Autorin

Katja Sies Werkstudentin Online Marketing

Katja Sies

ist eine International Business Absolventin und ist seit Oktober 2019 Teil des commma Teams. Als Werkstudentin im Online-Marketing entdeckte sie ihre Leidenschaft für das Schreiben von Blogposts. Psychologische Themen fand sie schon immer interessant und hat sich durch ihre Praktika und ihre Auslandserfahrungen darin bestätigt gefühlt.

Durch den Kontakt zum facettenreichen Alltagsgeschäft der Berater bei commma sammelt sie sowohl ihre Inspiration als auch den gewissen „commma Touch“ für ihre Blogposts.