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Tipps für die Einführung von Mitarbeitergesprächen:
So können Sie den Prozess der Mitarbeitergespräche effektiv gestalten, um Führungskräften und Mitarbeitern einen echten Vorteil zu bieten

Die Liste der Gründe, warum Mitarbeitergespräche hinausgezögert werden ist lang. Häufig stellen Mitarbeitergespräche eine lästige Pflicht zum Jahresende dar – Gesprochen wird schließlich schon das ganze Jahr über!

Doch das Mitarbeitergespräch sollte vielmehr eine Chance sein, Feedback und Austausch auf allen Unternehmensebenen zu ermöglichen. Denn effektive Mitarbeitergespräche können Klarheit über die Unternehmensstrategie und die Rolle der Mitarbeiter darin schaffen. Sie können genutzt werden, um Verbesserungspotenziale aufzuzeigen, schwierige Themen anzusprechen und Stimmungsbilder zu erfassen.

Ein Mitarbeitergespräch ist immer ein zweiseitiger Prozess, ein Austausch. Oftmals gehen Führungskräfte, Manager oder Personaler davon aus, bereits informell ausreichend mit ihren Mitarbeitern zu kommunizieren. Diese Wahrnehmung beruht jedoch nicht immer auf Gegenseitigkeit und ist meist nicht tiefgreifend genug.

Wie kann also der Prozess der Mitarbeitergespräche eingeleitet werden, damit diese tatsächlich durchgeführt werden und sowohl für Führungskräfte als auch für Mitarbeiter einen Mehrwert bieten? Wo liegen die Schwierigkeiten, einen einheitlichen und nachhaltigen Prozess zu gestalten? Diese Fragen beantworten wir im Folgenden.

Gründe, warum Mitarbeitergespräche häufig vermieden oder hinausgezögert werden

  • Zeit und Prioritätensetzung

Mitarbeitergespräche können viel Zeit in Anspruch nehmen – sowohl in der Vorbereitung als auch in der Durchführung. Darum landen sie auf der Prioritätenliste gerne weit unten. Nicht zu vergessen ist jedoch, dass Mitarbeitergespräche gleichermaßen auch Zeit schaffen können! Denn Mitarbeitergespräche können Sicherheit und Aufklärung geben: Über Ziele, Strategien, Beziehungen, Anforderungen und Bedürfnisse. So lassen sie oft neue Energie und Motivation entstehen, was sich wiederum in einer Effizienzsteigerung widerspiegeln kann.

  • Zuständigkeit bzw. Verantwortlichkeit

Ein weiteres Problem in der Umsetzung von Mitarbeitergesprächen liegt in der häufig undurchsichtigen Zuständigkeit. Verantwortlichkeiten werden zugeschoben und abgewiesen – letztlich fühlt sich niemand zuständig für das Mitarbeitergespräch. Da jedoch sowohl Führungskräfte als auch Personalabteilung in der Verantwortung sind, sollten Strukturen und Zuständigkeiten von Beginn an klar festgelegt werden.

  • Materialien und Fähigkeiten

Häufig fühlen sich Führungskräfte nicht in der Lage, Mitarbeitergespräche professionell durchzuführen. Unsicherheiten, mangelnde fachliche Qualifizierung und nicht verfügbare Unterlagen können dazu führen, dass sich Führungskräfte nicht gerüstet fühlen und vor einer gewaltigen Herausforderung stehen. Aus diesem Grund werden Mitarbeitergespräche gerne hinausgezögert anstatt regelmäßig durchgeführt.

  • Spannungen und Tabuthemen

Neben der Unsicherheit, Gespräche nicht qualifiziert führen zu können, kommt die Angst vor Konflikten oder Tabuthemen hinzu. In Mitarbeitergesprächen können Spannungen entstehen, wenn beispielsweise Leistung unterschiedlich wahrgenommen wird oder vermeintliche Tabuthemen angesprochen werden. Dabei bieten Mitarbeitergespräche einen idealen – und vor allem geschützten – Rahmen, um sich mit unangenehmen Themen auseinanderzusetzen.

Tipps zur Einführung von Mitarbeitergesprächen

Aufgrund der essentiellen Bedeutung für die Mitarbeiterproduktivität und der damit verbundenen Sicherung des Unternehmenserfolgs, sollte das Mitarbeitergespräch nicht weiter umgangen werden, sondern langfristig und effektiv eingeleitet werden. Eine Grundvoraussetzung dafür ist, dass alle Beteiligten die Wichtigkeit des Mitarbeitergesprächs erkennen und dazu bereit sind, den Prozess zu unterstützen.

Um die Einführung von Mitarbeitergesprächen dann einfacher zu gestalten, gibt es einige Aspekte, die es zu berücksichtigen gilt:

  • Unternehmenskultur kennen

    Die Unternehmenskultur gibt die Richtung, Werte und Orientierungsmuster eines Unternehmens vor. Allen Beteiligten sollte diese bekannt sein, damit Anforderungen an Leistungsziele und Kompetenzen abgeleitet werden können. Nur wenn Führungskräfte wissen, was im Unternehmen wichtig ist und welche Werte gelten, wissen sie, worauf sie im Mitarbeitergespräch achten müssen.

  • Klare Strukturen aufzeigen

Um Mitarbeitergespräche konstruktiv und dauerhaft einzuführen, ist es notwendig, entsprechende Strukturen zu schaffen und Orientierung für die Führungskräfte zu bieten. Mitarbeitergespräche sollten priorisiert werden, in dem sie vorab terminiert werden und einen klaren Prozess bzw. Ablauf vorgeben. Ebenso sollten die betroffenen Vereinbarungen zuverlässig nachgehalten werden, damit sie nicht im Sande verlaufen.

  • Hilfreiche Unterlagen bereitstellen

Ein klarer Prozess erfordert Unterlagen, welche den Führungskräften in den Gesprächen begleitend zur Verfügung stehen sollten. Legen Sie Themensets fest und stellen Sie die zuvor definierten Anforderungen am besten mit konkreten, positiven Verhaltensbeispielen bereit, sodass sich Führungskräfte daran orientieren können und Sicherheit gewinnen. Mit dem richtigen Werkzeug an der Hand, können auch schwierige Gespräche strukturiert durchgeführt werden.

  • Workshops, Coaching und Training anbieten

Viele Führungskräfte befinden sich auf ihrer Position aufgrund ihrer fachlichen Kompetenz. Die wenigsten haben aktiv Führungskräftefähigkeiten erlernt, sondern sind in diese Rolle hineingewachsen. Da Mitarbeitergespräche meist sehr persönliche und sensible Situationen darstellen, sollten Führungskräfte zur Durchführung guter Gespräche gezielt befähigt werden. Das bedeutet, dass Workshops, Trainings oder Coachings dabei unterstützen sollen, sich in der Rolle als Gesprächsführer eines Mitarbeitergesprächs zu üben und an Professionalität zu gewinnen.

Auch schwierige Themen oder potenzielle Konfliktsituationen sollten trainiert werden, um Kompetenz zu erlangen und zu lernen, wie mit Herausforderungen im Mitarbeitergespräch umgegangen werden kann. Fehlverhalten, schlechte Leistung oder Gehaltsverhandlungen können anspruchsvolle Situationen darstellen, welche hohe kommunikative Anforderungen erfordern. Offenheit und das Einnehmen einer wertschätzenden Haltung bietet Führungskräften die Möglichkeit, in einen respektvollen und lösungsorientierten Dialog mit ihren Mitarbeitern zu treten. Gezieltes Konflikttraining kann dabei unterstützen, den Umgang mit solchen Situationen zu üben.

Unterstützung bei der Einführung von Mitarbeitergesprächen

Nutzen Sie das Mitarbeitergespräch als ein wirkungsvolles Instrument, das persönlichen Austausch ermöglicht, indem Sie ein strukturiertes Vorgehen einführen und Führungskräften hilfreiche Werkzeuge bereitstellen.

Da die Gestaltung eines effizienten und einheitlichen Prozesses jedoch mit zahlreichen Herausforderungen verbunden sein kann, unterstützen wir Sie gerne dabei. Wir entwickeln ein strukturiertes Vorgehen und erarbeiten einen Weg, Führungskräften die Durchführung von Mitarbeitergesprächen zu erleichtern.

Der Prozess zur Einführung von Mitarbeitergesprächen gestaltet sich mit commma folgendermaßen:

  1. Klärung der Grundrichtung: Wir schaffen Klarheit über die Unternehmensziele, -werte und -kultur. So können wir gemeinsam mit dem Kunden herausfinden, in welche Richtung es zukünftig gehen soll.
  1. Aufsetzen eines Kompetenzmodells: Die zuvor definierte Grundrichtung wird in einem für das Unternehmen spezifischen Kompetenzmodell widergespiegelt.
  1. Prozessdefinition und Klärung struktureller Fragen: Für die Mitarbeitergespräche relevante Details, wie fachliche Kompetenzen, Zielvereinbarung, Zeitpunkt der Durchführung, etc. werden eindeutig festgelegt.
  1. Einbindung der Führungskräfte: Der erarbeitete Prozess wird den Führungskräften vorgestellt, Feedback wird eingeholt und Anpassungen werden vorgenommen.
  1. Erstellung der Unterlagen: Leitfäden, Bewertungsbögen und weitere notwendige Dokumente zur wirksamen Durchführung der Mitarbeitergespräche werden erarbeitet.
  1. Schulung der Führungskräfte: Nachdem alle Strukturen stehen und Unterlagen vorbereitet wurden, werden die Führungskräfte in ihrer Rolle als Gesprächsführer geschult. Denn sichere Mitarbeitergespräche benötigen ein gewisses Maß an Übung.
  1. Unterstützung bei der einheitlichen Bewertung: Da auch mit einem strukturierten Prozess Unklarheiten und Schwierigkeiten auftreten können, stehen wir in solchen Fällen den Führungskräften in einem Einzelcoaching mit Rat und Tat zur Seite.
  1. Lessons Learned Analyse: Um den Prozess zur Einführung von Mitarbeitergesprächen dauerhaft zu gestalten, muss dieser nach den ersten Durchgängen weiter optimiert werden. Hierfür werden alle gesammelten Erfahrungen gebündelt und daraus Ableitungen vorgenommen.

Gemeinsam gestalten wir so den idealen Prozess zur Einführung von Mitarbeitergesprächen in Unternehmen.

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!

Quellen:

https://www.perso-net.de/rkw/Schwierige_Mitarbeitergespr%C3%A4che_f%C3%BChren

www.cfactor.ch/blog/hr-management/

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Die Autorin

Franziska Just commma

Franziska Just

Franziska Just unterstützt das commma Team seit April 2021 und geht so neben dem Masterstudium im Fach Corporate Communication Management ihrem Interesse an der Personalentwicklung nach. Empathie, Beigeisterungsfähigkeit und Neugierde zeichnen sie im Umgang mit ihren Mitmenschen aus und bilden gemeinsam mit ihren bisherigen Erfahrungen im Online Marketing die Grundlage ihrer Texte.

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